Een van de grootste angsten van eventorganisators: een lage opkomst. Met alle gevolgen van dien: te veel personeel voor het aantal gasten, gerechten die rechtstreeks in de vuilnisbak verdwijnen, overbodige kosten voor techniek en ja… gezichtsverlies naar je opdrachtgever. Hoewel je de no show nooit helemaal in de hand hebt, kun je wel alles uit de kast halen om het in te perken. Onze tips op een rij.
#1. Weet wat je aanbiedt
Wees al in de eerste uitnodiging zo concreet mogelijk over wat jouw evenement te bieden heeft voor de gast. Wie is de keynote speaker? Wat is het programma? Wie zijn de medegasten? En wat levert het evenement je gasten op? Zo weet je gast precies waarvoor hij zich aanmeldt en is de aanmelding waardevol.
#2. Maak het persoonlijk
Wij durven onze hand ervoor in het vuur te steken dat je met de tweede bevestiging de gast direct aan je bindt. Zorg gedurende het hele voortraject voor een persoonlijke en enthousiaste benadering. Je gast voelt zich dan gezien. En als je je gezien voelt, is het allemaal niet meer zo vrijblijvend.‘Geachte heer/mevrouw, hierbij bevestigen we je aanmelding voor evenement XXX’
of
‘Beste Anouska, wat ontzettend leuk dat we je gaan zien bij evenement XXX’
#3. Blijf aandacht vragen
Een bevestigingsmail na aanmelding, een update van het programma twee weken voorafgaand aan het evenement en een we-hebben-er-zin-in-sms met routebeschrijving de dag van tevoren. Blijf vaak genoeg – uiteraard met zinvolle content – op de radar. Zo herinner je je gast keer op keer aan je evenement, óf aan het feit dat hij zich nog moet afmelden.
#4. Vraag commitment
Een hoge no show heeft veel gevolgen. Dat mogen je gasten best weten. Leg dit in je communicatie uit en laat weten tot welke datum je bezoeker zich nog kan afmelden. Meldt hij zich toch nog op het laatste moment af? Dan kun je eraan denken om annuleringskosten of een vergoeding voor de gemaakte kosten te vragen.
#5. Faciliteer afmelden
Het voelt wat tegenstrijdig, maar het voorkomt onverwachte no show: maak het je gast zo eenvoudig mogelijk om af te melden voor je evenement. Hoe makkelijker het is, hoe betrouwbaarder je gastenlijst op de dag van je evenement. Stuur bijvoorbeeld twee weken van tevoren nog een mail met een afmeldknop.
#6. Kies een centrale locatie
Als je al een volle agenda hebt, kan de moeilijk bereikbare locatie (lees: aan de andere kant van het land en alleen bereikbaar via drie verschillende lijnbussen) de druppel zijn om niet naar een event te gaan. Kies daarom altijd een voor jouw doelgroep centrale en goed bereikbare locatie.
#7. Houd een wachtlijst bij
Zit je aan het maximaal aantal aanmeldingen? Begin een wachtlijst. Zijn er op het laatste moment afmeldingen, dan vang je dit op met gasten van de wachtlijst. Het mes snijdt aan twee kanten.
#8. Leer van het verleden
Organiseer je een terugkerend evenement? Houd dan secuur aanmelddata bij. Zo weet je volgende keer beter wat je kunt verwachten qua no show, wie de afhakers zijn en wie de blijvers zijn.
Zo helpen wij je
Wil je crewcatering? Geef ons de vrije hand in wat dat precies moet zijn. Dan kunnen we hier overgebleven ingrediënten voor gebruiken. Zin om ervoor te gaan en jouw evenement bij ons te organiseren? Neem snel contact op voor meer informatie.Bij Spant willen we dag in dag uit fantastische evenementen organiseren waarbij ieder bezoek CO2-neutraal is. Een hoge no show staat haaks op deze doelstelling. Zó proberen we samen met jou (de negatieve gevolgen van) een onverwacht lage opkomst te minimaliseren:
