De een heeft ontzettend veel zin in je evenement. De ander krijgt er de zenuwen van om zich in een onbekende omgeving met onbekende gasten te storten. En de volgende heeft – eerlijk is eerlijk, ze zijn er – helemáál geen zin in je evenement, maar ziet het als een moetje. Met welk gevoel je gast ook binnenkomt, de eerste indruk doet heel veel met de mindset van je gast. We geven wat tips om ervoor te zorgen dat je gast er meteen ‘lekker inkomt’.
#1. Neem pre-stress weg
Een op tilt geslagen Google Maps, vier blokken omrijden om een vrije parkeerplek te vinden en aan drie deuren moeten rammelen voordat je de ingang hebt gevonden. Help, wat een stress! Je neemt heel wat pre-stress weg bij je gast door de reis naar je event zo makkelijk mogelijk te maken. Stuur je gasten tijdig een routebeschrijving door, kies een locatie met voldoende parkeergelegenheid en zorg voor goede bewegwijzering. Dan begin je niet met 1-0 achterstand. Oftwel, zorg ervoor dat je gasten op de hoogte zijn van de bezoekersinformatie.
#2. Open de deur
Heet letterlijk welkom. Iedereen die bij jouw evenement binnenloopt, wil gezien worden. Maak er mensen voor vrij om je gasten stuk voor stuk te verwelkomen. Misschien kies je ervoor om de directeur bij de deur te zetten? Een team van collega’s? Of een stel komische acteurs met een act? Je kunt hier helemaal je eigen twist aan geven.
#3. Laat je gasten niet zwemmen
Ken je dat gevoel? Dat je ergens binnenloopt, niet weet of je op de goede locatie bent en je een paar seconden zoekend om je heen staat te kijken. Vervelend, toch? Gelukkig kun je als organisator dit gevoel eenvoudig voorkomen bij je gasten. Bijvoorbeeld door een duidelijk herkenbare registratiebalie neer te zetten met duidelijke branding van jouw organisatie en door je gasten direct te wijzen op de garderobe. Wees behulpzaam en voorkom ‘zwemmomenten’!
#4. Creëer een zachte landing
Je weet nooit uit welke context je gasten komen wanneer ze bij je binnenlopen. Misschien hebben ze hun kinderen huilend achtergelaten bij de oppas, een uur in de file gestaan of net een stressvolle vergadering achter de rug. Gun je gasten daarom altijd een moment rust om te landen voorafgaand aan je programma. Bijvoorbeeld door ze te ontvangen met koffie, thee of een ander lekker drankje met een smakelijk ontvangsthapje.
#5. Faciliteer contact
Niet veel mensen vinden het fijn om alleen aan een tafeltje te staan. Jij als organisator kunt het ijs breken voor je gasten en hen proactief met elkaar in contact brengt. Wat dacht je van een (sta)tafelindeling? Gastvrouwen en -heren die je gasten aan de hand van de gastenlijst kunnen voorstellen aan elkaar? Of het inzetten van een interactieve app die gasten onderling linkt?
#6. Zet de toon
Een goede sfeer doet zoveel met de gemoedstoestand van je gasten. Fijne muziek, mooie bloemen, kunst aan de muur, gezellige zitjes, kaarsjes aan… Hoe zou je het thuis gezellig maken? Eigenlijk werken dezelfde trucs voor je evenement.
Wil je ook een zachte landing?
Hulp nodig om bij jouw evenement te zorgen voor die zachte landing? Bij Spant zijn we experts in een warm ontvangst. Neem contact op met een van onze accountmanagers voor je volgende evenement.
Neem contact met ons op