Graag delen we dit interview met Margo Langeweg, Executive Event Planner bij Sogeti Nederland. Zij deelt in dit interview haar ervaringen rondom het organiseren van de Executive Summit. Het online event ‘Executive Summit: What Matters Now’ vond plaats op 17 november 2020 in Spant!
Wat voor event is de Executive Summit?
De Executive Summit is een jaarlijks tweedaags internationaal event dat we al 15 jaar organiseren in Europa en de US. We brengen Executives van onze belangrijkste klanten over de wereld bij elkaar om twee dagen te filosoferen en te discussiëren. Deelnemers luisteren naar verschillende sprekers over belangrijke gekozen thema’s op een hele mooie locatie.
Waarom deed je dit event online?
We wilde het contact met onze klanten warm houden en hun in deze tijd blijven inspireren. Wat nu heel belangrijk is.
In eerste instantie wilden we een hybride event organiseren. In alle landen de klanten bij elkaar brengen en daardoor het reizen beperken. Als snel bleek dat dit ook niet mogelijk was.
Hoe zorgde je voor interactie tijdens je online event?
In de fysieke summit was de content, interactie en beleving de belangrijke succesfactor voor dit evenement. Die kwaliteit wilden we ook digitaal overbrengen. De interactie hebben we opgepakt om 20 Teams sessie met elkaar te verbinden. Daardoor waren afzonderlijke “tafeldiscussies” mogelijk. Iedere Teams sessie had een facilitator om de klanten te begeleiden.
‘Spant biedt een groot sfeervol podium,
waar genoeg ruimte is voor de omvangrijke regie.’
Wat zijn je learnings?
We hebben zó veel geleerd dit afgelopen jaar. Ik ben enorm onder de indruk hoe snel, creatief en innovatief de evenementen branche is geweest. Niemand had ervaring met digitale evenementen. Er zijn nu zoveel mogelijkheden.
Wat voor mij goed gewerkt heeft is je eerst afvragen wat je niet wilt (digitaal podium). Dan kijken wat de mogelijkheden zijn. Wij willen interactief, persoonlijk en inspirerend zijn.
Het testen van de techniek is superbelangrijk. Denk aan;
• Het testen van de connectie met de sprekers
• De belichting en geluid bij de sprekers thuis
• Hoe de sprekers voor de camera zitten
• Een noodscenario als het misgaat met de verbinding
Ook was het testen met de facilitators die de Teams sessies begeleiden belangrijk. Het doorlopen van het schakelen naar de diverse onderdelen in het programma. Je organiseert in feite een tv-uitzending. Het draaiboek is nu tot op de seconde. Je moet bij digitaal je echt aan de tijd houden. Je hebt geen pauze om de tijd weer in te halen. Je AV leverancier is heel belangrijk. Bij Spant kunnen we onze eigen AV leverancier meenemen. Dit is Eventa, Stephan Bredewold en Marcel Takken. Spant biedt een groot sfeervol podium, waar genoeg ruimte is voor de omvangrijke regie.
Hoe zie je de toekomst?
Digitale evenementen gaan niet meer weg. Deze zullen blijven naast de fysieke evenementen. Men verlangt echt naar live evenementen, elkaar spreken en netwerken.We zien nu met digitale evenementen dat de expansie van deelnemers enorm is. Het bereik is heel groot doordat het achteraf ook te bekijken is. Het gaat een combinatie worden, dat is de kracht van een hybride evenement.
Een locatie die ruimte heeft om je deelnemers veilig te ontvangen is heel bealngrijk. Maar ook die technische faciliteiten heeft, een goede internetverbinding en ruimte voor de regie. En dat heeft Spant! Al jaren werk ik samen met deze locatie. Zij denken mee en geven de bezoekers altijd een warm welkom bij de entree, catering en aankleding. Ik kijk uit naar het eerstvolgende online event op 15 juni, VINT Symposium: The Reality Show.
