HIER opgewekt: zó organiseer je een duurzaam event

Gepubliceerd op 4 juli 2022

Een typisch groen feest? Dat is het Evenement HIER opgewekt, hét evenement voor en over lokale energie-initiatieven, dat afgelopen maart voor de vierde keer bij Spant plaatsvond. En niet alleen groen qua aankleding. Van de ruim vijfhonderd gasten is meer dan de helft actief bij een duurzaam energie-initiatief. We praten met Anouk Overbeek van klimaatstichting HIER, Tessy Miltenburg van congres- en evenementenbureau PINO en onze eigen Marie-Louise Suk over waar je allemaal op let bij zo’n groen event.

HIER opgewekt is het kennisplatform van klimaatstichting HIER, waarmee ze burger-energie-initiatieven ondersteunt bij het lokaal opwekken van duurzame energie en de transitie naar aardgasvrij wonen. Inmiddels bestaan er meer dan 650 energiecoöperaties, met in totaal zo’n 112.000 leden. Jaarlijks organiseert HIER een event waar de mensen van al die lokale initiatieven bij elkaar komen, en in contact komen met samenwerkingspartners. Om kennis te delen, ervaringen uit te wisselen en inspiratie op te doen. Dit jaar bestond het Evenement HIER opgewekt tien jaar. Reden om er een feest van te maken én voor Koning Willem-Alexander om een bezoek te brengen aan het event.

“Het evenement is een jaarlijkse reünie voor al die mensen die zich lokaal inzetten om hun buurt te vergroenen”, vertelt Anouk, die als communicatiemanager bij HIER verantwoordelijk is voor het event.

“Het ligt natuurlijk in de aard van onze organisatie om altijd voor de duurzame keuze te gaan. Dus ook bij ons evenement. Daarbij houdt onze achterban ons extra scherp. Want zij zijn – heel terecht – ook kritisch op de duurzaamheid van ons evenement. Met PINO en Spant hebben we partners gevonden die hierin helemaal meegaan.”

Keuze voor de locatie
Voor het bedenken van het concept en de organisatie van het event werkt HIER nauw samen met Tessy, projectleider en partner van PINO Evenementen en Congressen. Tessy: “Een duurzaam evenement organiseren begint met de keuze van de locatie. Natuurlijk let je bij een locatie op de capaciteit en de bereikbaarheid, zeker omdat onze gasten uit het hele land komen. Maar doorslaggevend is het duurzaamheidsbeleid. Mede omdat Spant het gouden duurzaamheidskeurmerk Green Key heeft én ieder bezoek 100% CO2-neutraal is, weet je dat het daar wel goed mee zit.”

 

Duurzame aankleding
Bij een duurzaam evenement heb je met veel keuzes te maken qua aankleding. “Veel branding, zoals vlaggen, kunnen we gelukkig meerdere keren gebruiken”, vertelt Tessy, “Maar aangezien het een feestelijke bijeenkomst was, wilden we wel wat extra decoratie. Bij iedere sticker, bordje of vlag vroegen we onszelf af of het echt nodig is. Zo ja, dan gingen we op zoek naar een duurzame versie. Zo kozen we bijvoorbeeld voor latex ballonnen, in plaats van rubber.”
“En we werken bijvoorbeeld met een leverancier die biologisch afbreekbare stickers maakt voor op de desk van de garderobe. Deze stickers hebben een soort zuignapwerking, waardoor er ook geen plaksel nodig is”, vult Marie-Louise aan.
“Bij een locatie als Spant is het heel fijn dat het ook zonder aankleding al gezellig is. Er staat een sfeervolle basis, waardoor je niet hoeft te investeren in bijvoorbeeld vloerbekleding die na afloop bij het grofvuil terechtkomt”, aldus Anouk.

Vegetarische en veganistische catering
“Voor dit evenement gingen we uiteraard voor vegetarische en grotendeels veganistische catering”, vertelt Marie-Louise. Voor de duurzaamheid van je event is catering een belangrijk aspect. Standaard serveert Spant gerechten die voor zeventig procent bestaan uit groente en fruit en dertig procent uit vlees of vis. Daarnaast zijn wij bij opdrachtgevers heel scherp op het doorgeven van het juiste aantal gasten, om verspilling te voorkomen.
“Het leuke is dat we bij het Evenement HIER opgewekt altijd heel vrij zijn om met creatieve voorstellen te komen, ook op het gebied van catering.”
Iets wat niet onopgemerkt blijft. Anouk: “We krijgen ieder jaar terug van de gasten dat ze, naast de vriendelijke medewerkers, het eten zo geweldig vinden.”

 

Expliciet communiceren
De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat het belangrijk is om expliciet te communiceren over de duurzame keuzes die zijn gemaakt. Tessy: “Als organisator weet je bijvoorbeeld dat Spant een duurzaam beleid heeft, maar als gast zie je dat niet direct. Voor onze kritische doelgroep is het belangrijk dat we dat zichtbaar maken.”

“Zo plaatsen we nu bordjes bij de hapjes met de ingrediënten en hebben we kaartjes aan de ballonnen gehangen met de tekst ‘Ik ben duurzaam’. We hebben ook een keer op de statafels wist-je-datjes over het duurzaamheidsbeleid van Spant gedeeld”, vervolgt ze.

 

Dubbele bekroning
“Na vier keer samen te hebben gewerkt, vinden we elkaar goed in het neerzetten van een duurzaam event. De uitdaging lag dit jaar met name in de onzekerheid die de coronamaatregelen met zich mee brachten en de komst van Koning Willem-Alexander”, vertelt Tessy.
“Dat het uiteindelijk een live event werd in het bijzijn van de koning, was een dubbele bekroning op ons werk. Met trots kijken we erop terug”, besluit Anouk.

Duurzaam event organiseren?

Bij Spant zijn we trots op ons duurzame beleid. We waren in 2011 het eerste theater in Nederland dat duurzaamheid serieus op de agenda zetten. Daarmee zijn we binnen de theater- en evenementenbranche koploper als het gaat om duurzaam ondernemen.

Wil jij ook een duurzaam evenement organiseren? Neem contact op met een van onze accountmanagers.


Leuk? Lees hier al onze blogs!