Gasten een warm welkom geven. Verwachtingen overtreffen. En niets aan het toeval overlaten. Dat is waar onze Operationeel Manager René Turk zich dagelijks mee bezighoudt. Maar wat dóét hij dan? René neemt ons mee tijdens het congres ‘Landelijk artsencongres van het UWV. Zijn sleutelwoorden? Voorbereiding en rust.
“Minstens een half uur voordat de opdrachtgever aankomt ben ik er al. Om de lichten aan te doen en nogmaals te checken of alles klaarstaat. Alles op orde? Dan heb ik de rust om er echt te zijn voor de opdrachtgever.
Om 7.30 uur zie ik de opdrachtgever aankomen. Ik loop haar alvast tegemoet om te checken of ik kan helpen met het tillen van spullen. We drinken samen een kop koffie en nemen de dag door. Kloppen alle tijden in het draaiboek nog? Zijn er last-minute dieetwensen doorgekomen? Of is er iets waarover ze zich druk maken? Door alles nauwkeurig af te stemmen, beginnen we de dag goed.”
“Terwijl de opdrachtgever de registratiebalie klaarzet en met een van onze technici de techniek doorloopt, ontvang ik de medewerkers van mijn horecateam. We nemen samen de dag door. Een belangrijk moment, omdat mijn medewerkers uiteindelijk het meeste contact met onze gasten hebben.”
“Als een van de weinige eventlocaties staat bij onze ingang altijd een portier. Met een net pak, een imposante hoed en een vriendelijke glimlach houden Marcel, Evert-Jan of Ben persoonlijk de deur voor de gasten open. Zij zorgen ervoor dat iedere gast – bij dit event bijna 500 – letterlijk wordt gezien. Welkom!
Vanaf het moment dat de gasten binnen zijn, heb ik geen vaste taken meer. Hierdoor heb ik de ruimte om in te spelen op wat er in het hier en nu gebeurt. De opdrachtgever kan me altijd aanschieten voor vragen of hulp. En ik kan meteen handelen als ik bijvoorbeeld van de technicus doorkrijg dat een programmaonderdeel eerder is afgelopen dan gepland.”
“Om 10.00 uur starten de gasten met een plenaire sessie in Podium Eén. Tijd voor ons om alles strak te zetten voor het volgende koffiemoment om 11.15 uur. Omdat we alle gasten in een kwartier moeten voorzien van een drankje, willen we dat niemand hoeft te wachten. Goede voorbereiding is dus key.”
“Zo werkt het ook voor de lunch. Terwijl de gasten deelnemen aan verschillende workshops, hebben we een uur de tijd om de lunch op Het Plein klaar te zetten.
Samen met de keuken bereiden we een buffet met verschillende broodjes voor. We leggen de laatste hand aan de salades, de soep en de steamed buns. En we maken de bar op en top in orde. Ik wil altijd tien minuten voordat de lunch begint klaarstaan. Zo bouwen we rust in en dat voelen de gasten.”
“De lunch is een piekmoment. Maar als je alles goed voorbereidt, loopt het op rolletjes en heb je tijd over voor extra service. Dan heb je als barmedewerker ruimte in je hoofd om naar een gast te glimlachen als je een koffie serveert. Dan heb je tijd om iemand het toilet te wijzen terwijl je rondloopt met soep. En dan is het geen probleem als ergens een glas met verse jus op de grond valt. Gastvrijheid zit hem in die kleine dingen.
Terwijl de gasten van het UWV genieten van de grotendeels vegetarische lunch vul ik de gaten waar nodig. Ik heb een kort lijntje met de keuken. Mocht er iemand een bepaalde allergie hebben, dan kunnen we daar direct op anticiperen. En sta ik met mijn handen in mijn zakken? Dan is dat niet uit verveling, maar omdat alles lekker loopt.”
“Na de lunch volgen de gasten weer verschillende workshops. Onze medewerkers hebben tijd om rustig een broodje te eten. Vervolgens maken we alles gereed voor de borrel. En een deel van de medewerkers maakt de lege ruimtes die niet meer worden gebruikt alvast klaar voor het congres van de volgende dag.”
“Na een plenaire afsluiting ontvangen we de gasten op Het Plein voor de borrel met vegetarische borrelhapjes. Al een aantal jaar bieden we voornamelijk vegetarische gerechten en hapjes aan. Het is fijn dat steeds meer opdrachtgevers dit ook willen. Dat past goed bij ons duurzame streven.”
“Om 17.00 uur vertrekken de gasten en nemen de portiers afscheid. Voor ons begint dan de schoonmaak van de locatie en de voorbereiding voor de volgende dag. En natuurlijk sluiten we af met een drankje met het team.”
Werk je bij Spant in het team van René, dan leer je alle fijne kneepjes van de horeca. De goede sfeer die we neerzetten voor de gasten, voel je ook als medewerker. Wil je meedraaien in onze geoliede machine en gezellige collega’s hebben? Bekijk hier de vacature voor Partymanager of horecamedewerker.
